Secertary/Personal Assistant Direktur Utama

Bertanggung jawab memberikan dukungan administratif, operasional, dan koordinatif kepada Direktur Utama secara menyeluruh, guna memastikan efektivitas dan efisiensi kerja Direktur Utama dalam menjalankan tugas kepemimpinan perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Manajemen Jadwal & Waktu

• Menyusun, mengatur, dan memperbarui agenda harian, mingguan, dan bulanan Direktur Utama

• Mengoordinasikan jadwal rapat, janji temu, dan kunjungan agar tidak terjadi bentrok

• Memberikan pengingat (reminder) atas jadwal dan tenggat waktu penting

2. Administrasi & Korespondensi

• Menyusun, mengetik, dan mendistribusikan surat, memo, nota dinas, dan dokumen resmi lainnya

• Menyaring, memilah, dan mendistribusikan surat/email masuk sesuai skala prioritas

• Mengelola pengarsipan dokumen secara sistematis dan mudah ditelusuri

• Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen dan data perusahaan

3. Koordinasi Rapat

• Mempersiapkan bahan, ruangan, dan perlengkapan pendukung rapat

• Membuat notulen rapat serta mendistribusikannya kepada peserta terkait

• Memantau dan menindaklanjuti action items hasil rapat

4. Komunikasi & Penghubung (Liaison)

• Menjadi penghubung antara Direktur Utama dengan divisi internal, klien, mitra bisnis, dan pihak eksternal

• Menerima dan menyaring tamu maupun panggilan telepon untuk Direktur Utama

• Menyampaikan instruksi Direktur Utama secara akurat kepada pihak terkait

5. Perjalanan Dinas

• Mengatur tiket transportasi, akomodasi, dan itinerary perjalanan dinas

• Menyiapkan dokumen perjalanan (visa, reservasi, dll.)

• Menyusun laporan perjalanan dinas bila diperlukan

6. Dukungan Operasional & Pengambilan Keputusan

• Membantu menyiapkan presentasi, laporan, dan bahan pendukung keputusan strategis

• Melakukan riset data/informasi sesuai kebutuhan Direktur Utama

• Mengelola pengeluaran, reimbursement, dan anggaran operasional kantor Direktur Utama

7. Kerahasiaan & Etika Kerja

• Menjaga kerahasiaan informasi strategis dan sensitif perusahaan

• Bertindak profesional, teliti, dan dapat dipercaya

• Menjaga citra dan kredibilitas Direktur Utama dalam berinteraksi dengan pihak lain

8. Tugas Lain-lain

• Menjalankan tugas ad-hoc sesuai arahan langsung Direktur Utama

• Membantu koordinasi acara internal/eksternal perusahaan (gathering, CSR, seremoni, dll.)

JOB REQUIREMENTS

Pendidikan

• Minimal S1, diutamakan dari jurusan Sekretari, Manajemen, Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau bidang relevan lainnya

Pengalaman

• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Sekretaris Direksi (terbuka untuk freshgraduate)

• Diutamakan memiliki pengalaman mendukung level C-suite/top management

Kompetensi Teknis (Hard Skills)

• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Kemampuan mengelola korespondensi bisnis dan penyusunan dokumen resmi

• Kemampuan berbahasa Inggris aktif (lisan & tulisan) — nilai tambah jika menguasai bahasa asing lain

• Memahami tata cara pengaturan perjalanan dinas (tiket, visa, akomodasi)

• Familiar dengan tools kolaborasi (Google Workspace, Zoom, Teams, kalender digital)

Kompetensi Non-Teknis (Soft Skills)

• Kemampuan manajemen waktu dan prioritas yang sangat baik

• Teliti, rapi, dan terorganisir

• Komunikasi interpersonal yang baik dan mampu berhadapan dengan berbagai level stakeholder

• Inisiatif tinggi dan mampu bekerja secara proaktif tanpa selalu menunggu instruksi

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan multitasking

• Menjaga kerahasiaan (high level of confidentiality & integrity)

• Fleksibel terhadap jam kerja (termasuk kemungkinan lembur/dinas luar kota)

• Penampilan profesional dan representatif

Persyaratan Tambahan

• Bersedia melakukan perjalanan dinas jika diperlukan

• Memiliki SIM A/C (nilai tambah, jika diperlukan mobilitas)

• Domisili di sekitar wilayah kantor pusat/dapat direlokasi